Diverse rundt oppsett av tillegg
Denne artikkelen tar opp hva et tillegg er, hvordan man oppretter tillegg, ulike typer tillegg og hvordan man knytter tillegg sammen med ønskede arbeidstyper.
Slik navigerer man seg inn i kartotekmeny
Slik oppretter man et automatisk tillegg
Slik oppretter man et spesialtillegg på gitte datoer
Knytt tillegget sammen med riktig arbeidstype
Oversikt over oppsett av Tidsbanken
Slik navigerer man seg inn i kartotekmeny
Systemkartoteket inneholder alle innstillinger som omhandler oppsettet i Tidsbanken
For å navigere seg frem her, må man helt ned til høyre hjørne og klikke på den lille pilen. Klikk så på kartoteker.
Da får man opp alle kartotekene som inneholder innstillinger på forskjellige områder i Tidsbanken
Info Denne snarveien skal være stort sett tilgjengelig i alle skjemaer/sider i Tidsbanken. Så det spiller ingen rolle hvilken side man prøver å gjøre dette fra.
Merk Hvis man er usikker på hvordan innstillinger og parametre i karotekmenyen styres, bør man aller helst rådføre seg med Tidsbanken Support først.
Hva er et tillegg?
Ett tillegg er en gode som blir gitt i tillegg til den normale timelønnen/fastlønnen.
Ett tillegg er en gode som blir gitt i tillegg til den normale timelønnen/fastlønnen på gitte dager/klokkeslett og/eller arbeidstyper. Et tillegg vil ikke erstatte en timelinje i Tidsbanken, men kan bli gitt i tillegg til en timelinje.
Eksempler på tillegg kan være: UB-tillegg (ubekvem arbeidstid), smusstillegg, nattillegg osv.
- Handelsbransjen opererer ofte med UB-tillegg.
- Produksjonsbedrifter opererer ofte med for eksempel smusstillegg, verktøytillegg, med flere.
- Andre eksempeler på tillegg er; Nattillegg, Helgetillegg, Ledertillegg, Offshoretillegg, med flere.
NB: For handelsbransjen godkjennes ikke tillegg når man godkjenner en timelinje i timelisten. Les mer om dette her
Slik oppretter du et automatisk tillegg
Tidsbanken kan gi faste tillegg på gitte dager mellom gitte klokkeslett, dette må settes opp som en tilleggsgruppe som senere kobles mot en eller flere arbeidstyper i arbeidstypetildelingen.
Slik lager du et automatisk tillegg
- Først må du påse at de lønnsartene du ønsker at skal gis som tillegg allerede finnes i Tidsbanken. Hvis disse ikke allerede er opprettet må dette gjøres i lønnsartkartoteket.
- Naviger deg så til kartotekmenyen og velg Tilleggsgrupper.
- Klikk på knappen Ny tilleggsgruppe
- Gi den nye tilleggsgruppen et dekkende navn, for eksempel UB-tillegg, kveldstillegg, eller noe annet som du føler er dekkende.
- For å definere hvilke tillegg som skal gis til hvilke tidspunk, går du over til fanen som heter Tillegg.
- Her kan du enten kopiere tillegg fra en allerede eksisterende tilleggsgruppe eller legge til et eller flere tillegg ved å klkke på knappen nytt tillegg.
- I eksempelet under er det satt opp at kveldstillegg (lønnsart 822) skal gis mellom klokken 21:00-23:00 mandag til fredag, ogmellom 08:00-23:00 på lørdager. Videre er det definert at disse tilleggene kun skal gis på Normaltid (N), samt at det skal trekkespause fra dem hvis pausen havner eller stemples i tidsrommet hvor tillegget gis. Avrund som også er krysset av her betyr at hvis stemplingen tillegget gis i tillegg til (for eksempel Timelønn) blir avrundet basert på en avrundingsregel, så skal tillegg avrundes tilsvarende.
- Når du har satt opp det eller de tilleggene du ønsker så avsluter du med lagre.
- Tilleggsgruppen må nå som nevnt kobles mot en eller flere arbeidstyper i arbeidstypetildelingen til en eller flere ansattegrupper.
Info Det anbefales å teste tillegget manuelt i Timelisten etter at det er koblet, slik at man ser at resultatet blir som ønsket. Enkleste måte å gjøre dette på er ved å stemple inn en timelinje på en ansatt for å se at tillegget kommer på rett arbeidstype til rette tidspunkt.
Forklaring av felter
| Type | Her velges tillegg |
| Dag | Hvilke dag skal tillegg gjelde for |
| Fra kl. | Når skal tillegget gjelde fra |
| Til kl. | Når skal tillegget gjelde til |
| +d | Antall midnetter mellom fra klokken og til klokken (For eksmpel hvis man velger Lørdag fra klokken 14:00 til klokken 21:00 og skriver 1 i +d, så gjelder tillegget til klokken 21:00 søndag. |
| Lønnsart | Hvilke lønnsart skal benyttes |
| N | Tillegget skal gis på normaltid |
| OT1 | Tillegget skal gis på Overtid 1 |
| OT2 | Tillegget skal gis på Overtid 2 |
| K1 | Tillegget skal gis på Konvertert overtid 1 |
| K2 | Tillegget skal gis på Konvertert overtid 2 |
| Avrund | Avrund tillegget i henhold til avrundingsregler fra ansattegruppen |
| Pause | Trekk pause fra tillegget hvis pause faller innefor tidspunktet tilelgget gis. |
Slik oppretter du spesialtillegg på gitte datoer
Enkelte tillegg ønskes kun å gi på for eksempel 17. mai eller andre spesielle merkedager.
Vanlige tillegg legger man gjerne opp til å skal gis på for eksmepel alle mandager mellom to klokkeslett, eller for eksempel alle ukens dager mellom to klokkeslett. I enkelte tilfeller er ikke dette dekkende nok, for man har kanskje noen tillegg som man kun ønsker at automatisk skal gis på gitte merkedatoer, som for eksempel 17. mai, 1-2. juledag, 1-2. påskedag, med flere. Dette er det funksjonalitet for i Tidsbanken.
Oppsett av spesialtillegg
Det første man må ta stilling til er hvilke spesielle datoer det skal gis ett eller flere spesialtillegg på. Dette gjøres via systemkalenderen. I systemkalenderen kan man merke enkeltdatoer som spesialdager 1-8 (dette betyr i praksis at man kan ha inntil 8 kombinasjoner av spesialdager og tilhørende tillegg).
I tilleggsgruppene hvor man som oftest sier at tillegg skal gis på gitte ukedager til gitte tidspunkt, kan man også definere at et eller flere tillegg kun skal gis på en eller flere spesialdager/datoer til gitte klokkeslett. Dette gjøres da ved å legge til et tillegg og velge S1-S8 under feltet Dag.
Praktisk eksempel
I praksis betyr dette at jeg for eksempel kan markere 1. juledag, 2. juledag og 1. nyttårsdag som spesialdag 1. Videre kan jeg merke julaften som en spesialdag 2 og nyttårsaften som en spesialdag 3. I tilleggsgruppene kan jeg så legge inn at på spesialdag 1 skal det gis helligdagstillegg hele dagen, på spesialdag 2 skal det gis helligdagstillegg fra klokken 13, mens det på en spesialdag 3 skal gis helligdagstillegg fra klokken 16. Tilleggene vil da bli gitt på de gitte datoene til de gitte tidspunktene når ansatte stempler eller timer blir registrert manuelt.
Info Spesialtillegg og "vanlige" tillegg kan fint kombineres og legges inn i samme tilleggsgruppe hvis dette er hensiktsmessig.
12-timers regel på tillegg
Tillegg for kvelds-, natt og helgarbeid
I Landsoverenskomsten for handel og kontor står det at tillegg for kvelds-, natt og helgarbeid skal gis til ansatte som jobber mer enn 12 timer eller mer i snitt pr uke. I Tidsbanken vil tillegg gis fra første time, men det finnes funksjonalitet som kan fjerne tillegg for ansatte som jobber for få timer i snitt.
Denne funksjonaliteten aktiveres i ansattegruppene under fanen Generelt.
Man kan aktivere at 12-timers reglen skal gjelde pr uke, snitt av 2 uker, snitt av 3 uker, osv.
Hva skjer i praksis?
Det som skjer i praksis er at tillegg ikke blir automatisk godkjent av Tidsbanken og dermed står som ikke godkjent når man skal avslutte uke i ukesluttkontrollen. Før man får lov å avslutte en uke får man beskjed om at man må telle tillegg.
Tidsbanken vil da liste ut alle ansatte med tillegg. Hvis en ansatt har jobbet mindre enn 12 timer den gitte uken vil det være krysset av for at tilleggene skal slettes i feltet Slett tillegg. Ansatte som har jobbet 12 timer eller mer den gitte uken skal ha tilleggene sine, og det vil derfor ikke være kryss i feltet Slett tillegg.
Når man har kontrollert listen og sjekket at krysset Slett tillegg er satt der hvor det skal, trykker man Fullfør tilleggskontrollen. Tidsbanken vil da fjerne uberettiget tillegg og godkjenne de tilleggene som er berettiget.
Knytte sammen arbeidstype, arbeidstidsparameter, lønnsart og tillegg
Slik går man frem for å knytte arbeidstype, arbeidstidsparameter, lønnsart og tillegg sammen.
Arbeidstypetildeling er i Tidsbanken bindeleddet mellom arbeidstyper, arbeidstidsparametere, tilleggsgrupper og lønnsarter
Her skal vi se hvordan vi knytter rett lønnsart til en arbeidstype.
1. Klikk på ikonet helt nede til høyre på siden (til høyre for den grønne hjelp-knappen) Du får da opp en meny, og her velger du "Kartoteker":
2. Du får nå opp en ny meny, og her velger du "Ansattgrupper":
3. Du går inn i den aktuelle ansattgruppen ved å klikke på det blå ikonet med penn i:
4. Inne i ansattgruppen er det flere faner, og du velger fanen"Stempling":
5. Her velges "Arbeidstypetildeling":
6. I arbeidstypetildelingen får du opp en tabell der de ulike arbeidstypene knyttes sammen med enten arbeidstidsparameter, tillegg, Normaltid(lønnsart), overtidslønnsart og mertidslønnsarter, i ønsket kombinasjon.
Merk Det er ikke alltid slik at alle kolonnene alltid er i bruk.
Her følger detaljert informasjon om hver kolonne, og oppgaver: