Slik bruker din bedrift Kvalitetsmanualen i Tidsbanken
Følgende artikkel gir en oversikt for hvordan din bedrift kan komme igang med Kvalitetsmanualen. Dette innebærer en fremgangsmåte for oppsett, samt hvordan kvalitetsmanualen kan brukes.

Kvalitetsmanualen samler bedriftens interne dokumenter, rutiner og prosedyrer og gjør dem tilgjengelig for ansatte

Hva brukes Kvalitetsmanualen til?

Kvalitetsmanualen brukes til å samle bedriftens interne dokumenter, rutiner og håndbøker, samt gjøre dem tilgjengelig for Bedriftens ansatte. Kvalitetsmanualen bidrar til å holde ansatte oppdaterte på rutiner, og fremmer kontinuerlig forbedringsarbeid. 

Under viser vi generell oversikt over funksjonene, med mulighet til å se flere detaljer om hver emne. 

Hvordan settes Kvalitetsmanualen opp?

Alle har ulikt utgangspunkt før de skal sette i gang med kvalitetsmanualen. Før du begynner å jobbe med kvalitetsmanualen bør du tenke på hvordan du ønsker å strukturere systemet. Det som er viktig er at systemet er oversiktlig for deg og dine ansatte. Skal du bruke avvikssystemet og sjekklistene i Tidsbanken bør strukturen og innholdet komplementere denne delen av kvalitetssystemet også.

1. Struktur i kvalitetsmanualen

Kvalitetsmanualen gir muligheten for å strukturere disse etter Bøker, hovedemne og delemne.

Du kan lese mer om hvordan dette gjøres her.

Bilde viser Bøker (1), Hovedemne (2)  og Delemne (3) . 

2. Opprett/rediger dokumenter og lenker

Når du har opprett struktur i Kvalitetsmanualen, kan du opprette dokumenter og lenker. Dette er typisk dokumenter som beskriver rutiner, opplæringsmateriell eller annen relevant intern informasjon. Det er også mulig å opprette lenker til eksterne nettsider. Du kan lese mer om opprettelsen/redigering av dokumenter og lenker her.

Bilde viser siden hvor dokumenter og lenker blir opprettet og redigert fra bunnen av. Du kan her bestemme dokumentets innhold, koblinger  og egenskaper.

3. Gi rett tilgang til kvalitetsmanualen

I mange tilfeller skal forskjellige ansatte ha ulik tilgang og rettigheter til dokumenter og rutiner. Det er derfor mulig å gi 3 ulike typer tilgang:

Administrator - Denne tilgangstypen gir administratorrettigheter til hele systemet. Dette inkluderer mulighet til å redigere strukturen i kvalitetsmanualen, samt opprette og redigere innhold og egenskaper til dokument og lenker. Se her for å gi denne tilgangen.

Administrativ tilgang til Kvalitetsmanualen - Denne tilgangstypen gir den ansatte muligheten til å redigere publiserte dokument og lenker i Kvalitetsmanualen. Det gir ikke utvidet tilgang til systemet ellers. Se her for å gi denne tilgangen. 

Lesetilgang til Kvalitetsmanualen - Denne type tilgang gir kun lesetilgang til dokumenter som er blitt gjort tilgjengelig for den aktuelle ansatte. Se her hvordan gi denne tilgangen. 

Det er også mulighet for å avgrense tilgangen til spesifikke dokumenter, slik at utvalgte ansatte og avdelinger har muligheten til å lese dokumentet. Denne type avgrensning kan settes opp i punkt 2 i denne artikkelen.

4. Koble dokumenter i/til Kvalitetsmanualen

Det finnes flere muligheter for å opprette koblinger i Kvalitetsmanualen. Det er eksempelvis mulig å sette sammen dokumenter en spesifikk rekkefølge. Du kan også koble eksterne nettsider og filer til et dokument. Følgende artikkel forklarer mer om ulike koblinger som kan opprettes i kvalitetsmanualen. 

Det er også mulig å opprette en kobling med eksisterende dokumenter fra Dropbox. 

Hvordan brukes Kvalitetsmanualen?

1. Finn ønsket dokument

Kvalitetsmanualen er tilgjengelig for ansatte på alle enheter med nettilgang. Når du er kommet inn i Kvalitetsmanualen kan du enkelt navigere deg frem til ønsket tema/dokument via strukturen eller ved å søke etter ønsket dokument. 

Bilde viser strukturen i Kvalitetsmanualen, samt søkefeltet som lar deg kjapt lete frem spesifikke dokument.

2. Lagre favoritter

Du kan lagre dokumenter du ønsker rask tilgang til under favoritter. Du vil da få en favorittliste over dokument som du kan enkelt kan finne frem til. Du kan lese her for hvordan du lager dette. 

3. Lesebekreftelse

I noen tilfeller er dokumenter obligatorisk. Ansatt vil få varsel om obligatoriske dokumenter i hjem-menyen. Den ansatte vil også bli bedt om å bekrefte at de har lest dokumentet. For å lese mer om dette kan du se her.

4. Kommentarer

Dersom dokumentet har mangler eller man ønsker å gi litt skryt, så er det mulig å legge i en kommentar. Disse er synlig for alle med tilgang til dokumentet. For å lese mer om dette kan du se i denne artikkelen.