Slik bruker din bedrift Prosjektmodulen
Følgende artikkel gir en oversikt for hvordan din bedrift kan komme i gang med prosjektmodulen og hvordan den brukes daglig. Dette inkluderer opprettelse av prosjekt, budsjettering og fremdrift, godkjenning og kontroll, rapportering samt integrasjon med andre systemer.

Prosjektmodulen gir kontroll og oversikt over timer som føres på prosjekt. 

Hva brukes Prosjektmodulen til?

Prosjektmodulen brukes til å fange tiden som de ansatte bruker på prosjekt. I Tidsbankens prosjektverktøy, er det enkelt å budsjettere, dokumentere og kontrollere time- og vareforbruk på ulike prosjekter. Dette gir verdifull informasjon som kan bidra til flere fakturerbare timer, bedre prosjektstyring, samt synliggjøre flaskehalser. Bestill en gratis og uforpliktende demo av Tidsbankens Prosjektmodul her. 

Hvordan brukes prosjektmodulen?

Prosjektmodulen består av flere funksjonaliteter som er forklart i dybden i andre supportartikler. Dette inkluderer blant annet opprettelse av prosjekt, prosjektkontroll, samt måling og budsjettering. 

1. Prosjektstruktur

I Tidsbanken er det mulig å dele prosjekter opp i tre nivå: prosjekt, prosjektlinje og aktivitet. 

Prosjekt

Prosjekt kan opprettes manuelt i Tidsbanken, eller importeres fra Excel eller andre systemer. Prosjekt gir muligheten til å fange tiden på ulike ordrer eller prosjekt i din bedrift. For mer informasjon om hvordan et prosjekt opprettes manuelt i Tidsbanken kan du lese her. Dersom dere ønsker å importere prosjekter til Tidsbanken fra andre system kan du lese mer her. 

Prosjektlinje

Prosjektlinjer gir muligheten for å dele prosjektet opp i ulike faser/underkategorier. Dette gir muligheten for å fordele timene som føres på prosjektet, for mer detaljert timeføring.  Timer som føres på alle prosjektlinjer utgjør sum timer på tilhørende prosjekt. Les her for å opprette prosjektlinjer. 

Aktivitet

Tilslutt er det mulig å dele prosjektlinjer opp i ulike aktiviteter. Dette er fordelaktig å gjøre dersom det er store prosjekter, som går over lengre tid. Aktiviteter gir muligheten for å dele prosjektlinjer opp i ulike arbeidsoppgaver og prosesser. Les mer om opprettelsen av aktivitet her. 

2. Oversikt over prosesser og aktiviteter

Aktiviteter kan også brukes til å få kontroll og oversikt over arbeidsflyten i din bedrift. Ved å opprette prosesser og aktiviteter i Tidsbanken, får dere kontroll over arbeidsprosessene i bedriften. Dette gjør det enklere å ha kontroll på arbeidsoppgaver, gjøremål, flyt og ansvarsområder. Ved hjelp av Tidsbankens Aktivitetskalender, får de ansatte oversikt over hva de skal jobbe med. I Kanban får dere oversikten over flyten til ulike arbeidsprosesser. For å lese mer om dette kan dere lese her. 

3. Stempling og bytting

For de ansatte er Prosjektmodulen svært enkel å bruke. De kan velge prosjekt, prosjektlinje og aktivitet når de kommer på jobb. Det er også lett for dem å bytte mellom prosjekt, prosjektlinje og aktivitet iløpet av arbeidsdagen. Dette kan gjøres via mobil, stempleskjerm eller datamaskin. For mer informasjon om hvordan dere aktivere prosjektstempling, kan dere lese her. 

4. Vareforbruk

I Prosjektmodulen er det også mulig å registrer vareforbruk på prosjekter. Dette gjør det raskt og enkelt å holde kontroll på kostnader, samt dokumentere varer som senere skal faktureres. De ansatte kan registrere varer fortløpende på prosjekt ved hjelp av Vareplukkeren. Les mer om registrering av varer her. 

5. Prosjektkontroll

Prosjektkontroll er prosjektlederens alternativ til ukesluttkontrollen hvor de kan godkjenne timer som skal til lønn og fakturering. Her får prosjektleder kontroll over timene og faktureringsgraden til sine prosjekt. For mer informasjon om Prosjektkontrollen kan du lese her

6. Budsjettering og Fremdrift

I Prosjektmodulen er det også mulig å måle fremdriften på prosjekter. Fremdriftsplanen viser ferdiggrad, samt en sammenstilling av timebudsjett og virkelig timeforbruk. Dette gir verdifull informasjon knyttet til prosjektets status, samt dets effektivitet, flyt og flaskehalser. For mer informasjon om budsjettering av prosjekt kan du lese her. I følgende artikkel kan du lese mer om hvordan du måler fremdrift på prosjekter. 

7. Rapportering

Det er flere muligheter for rapportering av prosjekt i Tidsbanken. De mest brukte rapportene er:

Timeliste gruppert etter prosjekt

Timeliste gruppert etter prosjekt gir en detaljert timeliste for prosjekt. Rapporten er svært fleksibel og kan tilpasses for å inkludere ønsket informasjon. For mer informasjon om denne rapporten kan du lese her. 

Fakturagrunnlag

I prosjektmodulen er det også mulig å hente ut en rapport som viser fakturerbare timer og varer som er registrert på prosjektet. Dette er et nyttig verktøy for fakturering og dokumentering. For mer informasjon om denne rapporten kan du lese her. 

Andre rapporter:

Det finnes en et stort utvalg av prosjektrapporter basert på deres behov. Rapportene omfatter eksempelvis tilbud, kostnader og ordrebekreftelse. Les mer om dette her. 

8. Integrasjon

I mange tilfeller er det ønskelig å overføre prosjekt fra andre forretningssystem til Tidsbanken for timeføring. Tidsbanken har flere muligheter for integrasjon med flere systemer. Les mer om dette her.