Dokumentet gir oversikten over hele arbeidsflyten fra prosjekt skal opprettes til ferdig og avsluttet prosjekt. Fokus for TB flyt ligger i den operative delen i prosjekter. Dette er et verktøy for prosjektledere, formenn og driftsledere som gjør at det blir:

bedre flyt i prosjekter
enklere å prioritere prosjekter og jobber
enklere å dele opp prosjekter i mindre jobbpakker for bedre kontroll og riktigere registrering av timer
enklere for ansatte å finne riktig prosjekt og jobb ved stempling.
rett første gang. Dette er et viktig prinsipp i hele prosessen.

Faglig bakgrunn for Tidsbanken Flyt

Tidsbanken FLYT er designet med teoretisk bakgrunn fra Theory of Constraint (TOC) og LEAN construction.

Flytoptimalisering, også kjent som prosjektoptimalisering eller flytforbedring, refererer til prosessen med å identifisere og implementere effektive og strømlinjeformede arbeidsprosesser i et prosjekt, for å:

Forbedre produktivitet
Redusere unødvendig ventetid
Minimere ressurssløsing
Redusere omstillingstid

Målet er å oppnå en jevn og effektiv flyt av arbeid i prosjekter, fra start til slutt.

Dette kan inkludere:

Identifisering av flaskehalser: Identifisere områder i prosjektet der arbeidet stagnerer eller blir forsinket, og dermed påvirker helheten.

Optimalisering av prosessene: Endre eller forbedre arbeidsprosessene for å redusere unødvendige trinn, minimere ventetider og øke effektiviteten.

Ressursallokering: Riktig tildeling av ressurser for å sikre at oppgaver utføres uten unødvendig forsinkelse.

Prioritering av jobber: Man oppnår bedre flyt når man prioriterer jobber som er klar og riktig å starte på i forhold til plan og fremdrift.

Kommunikasjon og samarbeid: Forbedre kommunikasjonen mellom teammedlemmer, prosjektledelse og andre interessenter for å unngå misforståelser og unødvendig tidstap.

One-Piece-flow: Det du gjør, gjør det fullt og helt, ikke stykkevis og delt. Det å multitaske mellom jobber og ulike prosjekt vil medføre betydelig dårligere flyt, og produktivitet, i prosjekter.

Kontinuerlig overvåking og tilpasning: Regelmessig overvåkning av prosjektets fremdrift, samt gjøre nødvendige tilpasninger for å sikre at optimalisering opprettholdes gjennom hele prosjektet.

Flytoptimalisering er spesielt viktig i komplekse prosjekter der det er mange avhengigheter mellom oppgaver og team. Ved å optimalisere flyten kan man redusere risikoen for forsinkelser, øke kvaliteten på arbeidet og bedre møte prosjektets mål.

Hvorfor Tidsbanken Flyt

Gjennom intervjuer med flere hundre ansatte og ledere i prosjektbaserte virksomheter, har vi sett at mange opplever samme “smertepunkt” i prosjektene sine:

Manglende oversikt over jobber som skal utføres de neste 2-3 ukene Mange samtidig pågående jobber
Utfordringer rundt å prioritere jobber i riktig rekkefølge
Uoversiktlig hva vi må begynne på i dag, og hva som kan vente til senere
Jobber stopper opp – de er ikke klargjort
Det mangler utstyr og materiell til jobber
Det arbeides på «feile» jobber, slik at det skapes venting andre steder
Mye omstillingstid mellom ulike jobber
..som fører til mye omstillingsarbeid, eks. rigging av stillas og flytting av utstyr og varer, osv. for å rette opp i tidligere feilprioriteringer

Det mangler et verktøy som gjør formenn og prosjektledere i stand til å prioritere riktig, og som gir oversikten de trenger i en hektisk hverdag.

Prosessbeskrivelse for prosjekter

Her følger den interne prosessbeskrivelsen for prosjekter:

Hvor opprettes prosjektene
Hvem oppretter prosjektene i master
Hvem oppretter prosjektene i Tidsbanken
Har vi integrasjon
Hvordan deler vi opp prosjektene
Hvem vedlikeholder budsjett og aktiviteter i prosjektene
Hvem godkjenner timer

Flyt for ledere

Denne delen av dokumentasjonen beskriver TB Flyt for ledere, prosjektledere og formenn som skal bruke Flyt i Tidsbanken.

Om arbeidsflyt

En arbeidsflyt viser arbeid som skal gjøres av et arbeidslag, et team eller gruppe ansatte. Et eksempel på en arbeidsflyt kan være et prosjekt, en divisjon eller avdeling. Ansatte planlegges enten i en arbeidsflyt eller velger arbeidsflyt i stemplingsmodus.
Prosesstegene i en arbeidsflyt bestemmes av prosjektleder eller interne rutiner.

Blå steg er prioriteringssteg, og jobbene i blå steg er ikke stemplebare for ansatte.
Grønne steg er produksjonssteg, og jobbene her er klar til å stemples på.

For å opprette en arbeidsflyt klikker du på plusstegnet nede til høyre. Der velger du Ny arbeidsflyt, og fyller inn i skjemaet du får opp.

For å opprette en jobb i en arbeidsflyt, må det enten finnes en eksisterende arbeidsflyt eller lages en ny. Arbeidsflyt opprettes direkte fra Flyt-brettet. Når du klikker på å opprette en ny arbeidsflyt, kommer du til dette skjemaet:

Opprett nytt prosjekt
Gå til prosjektlisten og trykk nytt prosjekt. Du kommer til prosjektlisten via link på hjem eller direkte fra Flyt.
Når man klikker på Rediger prosjekt vil man kunne:
Legge inn bilde av beskrivelse av prosjektet, inkludert budsjett for jobbene
Sette ansvarlig for prosjektet
Sette avdeling for prosjektet
Gi prosjektet riktig status (tilbud, startet, ferdig eller avsluttet)

Status på prosjekter

I prosjektlisten får du rask oversikt over en del statuser.

Prosjekter som har timelinjer som trenger godkjenning
Prosjekter med ferdige jobber, som kan avsluttes
Prosjekter med jobber som har avvik som må behandles
Fargekode som viser prosjektets status. Eksempler er startet, ferdig og avsluttet
Viser OPAT, eller Omsetning Per ArbeidsTime i prosjektet
Viser forbrukte timer mot budsjett. I diagrammet får du prosent forbrukt av budsjettert

Du kan filtrere på status og aksjonsknapper i venstremenyen:

Ved å klikke på et prosjekt kommer du inn i prosjektkortet. Her får du en oversikt over ulike deler av prosjektet. Eksempelvis ser du tabber for prosjektet, prosjektets jobber, avvik, timer og vareplukk. Ved å klikke på tabbene, kommer du til den delen av prosjektkortet der du finner mer informasjon om dette.

Øverst ser du en oversikt over hvor jobbene finnes (Backlog, prioritering, produksjon, ferdig eller avsluttet), en forenklet jobbstopprapport, og graf på timeforbruk mot budsjett, samt en beskrivelse av prosjektet.

Dioden med 2-tallet ved TIMER-tabben, angir antall timelinjer som ikke er godkjent i prosjektet. På samme måte får du status på jobber, avvik og vareplukk.

Opprett jobber i prosjektet

Opprett jobb

Opprettelse av ny jobb kan gjøres fra flere steder, og på litt ulike måter, avhengig av situasjon og behov.

Opprett fra prosjektkort
Opprett fra flytbrett
Lag en deljobb fra eksisterende jobb – få summering på hovedjobben
Kopier en tidligere jobb – lik jobb, uten binding mellom dem

Dersom du har opprettet et prosjekt, og skal legge inn prosjektstrukturen, er det greit å opprette jobber direkte fra prosjektkortet. Du lager da nye jobber, helt fra start.
Dersom du har et pågående prosjekt, og skal lage en ny jobb, og er i Flytbrettet, vil du raskt og enkelt kunne opprette herfra.
Hvis du vil dele opp en jobb, og ha timesummering på både den eksisterende jobben og den nye, oppretter du en deljobb fra deljobb-tabben på jobbkortet. Her blir jobben opprettet med en forbindelse til hovedjobben, slik at bl.a. totaltimetallet fremkommer på hovedjobben.
Dersom du vil ha en jobb som er lik en annen, men uten bindinger mellom dem, kan du raskt og enkelt kopiere en jobb. Dette gjøres fra jobbkortet, oppe til høyre.

Uavhengig av hvorfra du oppretter en jobb, er fremgangsmåten den samme. Du får mulighet for å..

Knytte jobben mot en jobbvare (dersom det er opprettet en jobbvare).
Gi jobben et navn
Knytte den mot et prosjekt dersom den ikke allerede er knyttet
Angi jobbnummer, avdeling, arbeidsflyt og evt. prosessteg
Sette status som startet, ferdig eller avsluttet

I tillegg kan du legge inn en beskrivelse og ytterligere informasjon ved å ekspandere menyene BESKRIVELSE og MER:

Om jobbkortet

Jobbkortet er en sentral del i TB-Flyt. Jobbkortet gir informasjon om:

Prosjekt og jobb
Hvilken arbeidsflyt som utfører jobben
Redigering, kopiering og sletting av jobbkort
Jobbkort, med beskrivelse av jobben
Tabs som tar deg til bl.a. aktiviteter, deljobber, avvik, timer og vareplukk (gulmarkert)
Ikoner på jobben, med diverse informasjon
Budsjett og timeforbruk på jobben (aktivitet)
Ledetid – fra jobben har startet
Kitting av jobb – er jobben klar? – er alt av utstyr, materiell, tegninger og info ok?
Legg inn en beskrivelse av jobben her – du kan legge inn både tekst, bilde og video.

Under deljobber kan du både se og opprette deljobber, og under timer kan du både se og godkjenne timer. Samme under avvik og varer.

Del opp jobber
Hovedregelen er å dele opp prosjekter i mindre jobbpakker eller jobber, slik at jobbpakkene er lettere å ha oversikt over, og slik at vi kan ferdigstille de jobbene vi starter opp. Dette gir bedre oversikt, kontroll mot budsjett og vesentlig bedre flyt i prosjektet.
Tommelfingerregel er at jobber ikke bør ha et budsjett på over 300-400 timer. Er det en større jobb som skal gjøres repeterende over større flater eller etasjer, så bør man opprette deljobber. Dersom en jobb består av to ulike deler som skal utføres på ulike tidspunkt i prosjektet, kan den med fordel deles i to deljobber. Da vil du kunne ferdigstille deljobb 1 når den er ferdig, og starte den neste når det er tid for det. På denne måten blir det enklere for leder å holde oversikt over pågående arbeid, lettere å prioritere mellom jobber, og færre stemplevalg for ansatte.
Hovedjobb og deljobb
Deljobb opprettes ved å ta utgangspunkt i en jobb eller hovedjobb (en jobb blir automatisk til en hovedjobb dersom det opprettes en deljobb på den). Klikk på fanen deljobber og du har da mulighet til å legge til en deljobb. Deljobben vil i flytbrettet vises som en selvstendig jobb med ikon på at dette er en deljobb. Deljobben vil «arve» detaljer fra hovedjobben, så det er viktig å evt endre jobbvare eller andre detaljer dersom det er aktuelt. Budsjett og timer på deljobber vil vises både på hver enkelt jobb, og samtidig summeres opp til hovedjobb. Det skal ikke legges budsjett på hovedjobb!

Opprett aktivitet og budsjett på jobb

Det er på aktivitet man legger inn timebudsjett. Oppretter man jobb fra jobbvare, så vil aktivitet hentes automatisk. Dersom du har faste budsjetter på faste varer, kan dette legges direkte på varen.

Ikon på jobbkort

Ikon på jobbkortet gir deg god informasjon i flytbrettet. Beskrivelse av hvert ikon får du ved å holde musen over ikonet. Her følger en kort forklaring:

Viser at jobben er startet
Jobb er satt i produksjon (grønn sone)
Status på kitting av jobb (grønn koffert betyr at jobb er kittet)
Ikon for deljobb (grønt ikon betyr at jobb er en hovedjobb)
Jobb har ikke-godkjente timer
Antall ansatte som arbeider på jobben nå

I tillegg til disse ikonene er det også Ikon for avvik.

Om Flyt – Arbeid i Flytbrettet

Opprette arbeidsflyt og prosessteg

Du oppretter en arbeidsflyt ved å klikke på plusstegnet.

Du kan velge standard prosessteg eller lage dine egne.

For å endre i prosesstegene, klikker du på den blå knappen Rediger prosessteg(1). Deretter kan du redigere om steget er et prioriteringssteg eller produksjonssteg (2). Du kan dra steget til en annen posisjon (3), eller slette det (4). Om du vil endre navn, gjøres dette ved å overskrive det eksisterende (5). Husk å lagre (6).

Du kan legge til prosessteg ved å bruke + tegnet helt til venstre. Husk at du først må inn i redigeringsmodus (nr. 1 i forrige bilde) før du kan legge til et steg.

Arkivere en arbeidsflyt

Når jobbene er ferdig i en arbeidsflyt kan man arkivere arbeidsflyten. Arbeidsflyten vil da ikke være synlig i flytbrettet.

Arbeidsflyten kan også gjenbrukes, og gis nytt navn.

Planlegging

Det er mulig å planlegge ansatte på ulike arbeidsflyter. Fordelen med å planlegge på arbeidsflyt er at det blir betydelig lettere for ansatte å finne riktig jobb. Ved innstempling og bytte av jobb, får ansatte forslag til jobber de kan stemple på. Forslagene kommer fra arbeidsflyten de er planlagt på, og det er leder som definerer hvilke jobber som skal ligge i flyten. Det er 2 muligheter å planlegge de ansatte:

Via turnus
Via vaktlisten

Turnus brukes når du vet at ansatte skal arbeide på en arbeidsflyt i en lengre periode.

Endring av arbeidsflyt for få uker og dager kan du gjøre i vaktplanen. Klikk på vakten for den aktuelle ansatte og du har mulighet å legge ansatt på en arbeidsflyt, eller endre dersom det er satt arbeidsflyt fra før.

Tips! Det holder at du legger inn arbeidsflyt for en dag en uke, dersom den ansatte skal arbeide på samme arbeidsflyt hele uken.

Navigering i Flytbrettet

Øverst til høyre i Flytbrettet kan du navigere deg frem og tilbake mellom prosjektliste, Flyt, kalender og rapporter.

Du har mulighet til å åpne og lukke alle arbeidsflyter og sette filter på for din visning i Flyt.

Filter brukes for å tilpasse hvilke jobber du skal se i din visning.

Filter til venstre handler om jobber i backlog og visning av disse.

Fordele jobber på arbeidsflyter

Flytbrettet er laget for operativ ledelse av prosjekter med hovedfokus på tiden fra nå, og opp til 2-3 uker frem i tid. Best flytoptimalisering får du ved å ha færrest mulig jobber i grønn sone hele tiden. Det er 2 grunner til dette.

Arbeider man på 2 jobber samtidig – øker man ledetid for jobb.
Få jobber i grønn sone gir færre forslag til ansatte ute i prosjekt, og riktigere stempling.

Denne arbeidsflyten har standard prosessteg. De blå stegene er prioriteringssteg, og jobbene som ligger her, er ikke mulig å stemple på. De grønne prosesstegene er produksjonssteg, og jobbene som ligger her er de som ansatte får som valg ved stempling. Gul farge indikerer at det ikke er registrert tid på jobben de siste 24 timer (se jobbstopprapport).

Kitting av jobber

Når en jobb skal starte opp, er det viktig at vi har alt av nødvendig materiell, verktøy, varer, ansattressurser osv. tilgjengelig. Dette for å unngå at jobben stopper opp før den er ferdig. Kitting er altså begrepet vi bruker for å sikre at jobben er klargjort, slik at vi unngår stoppavvik og unødig omstillingstid. Kitting kan være en sjekkliste som man går gjennom, eller at man bare påser at tingene på bildet under er på plass.
Mål: "Hos oss starter vi bare på jobber som er ferdig kittet!"

Flytte jobber i arbeidsflyten

Jobbene kan flyttes mellom prosesstegene i flyten ved «drag and drop». Du kan også flytte jobber mellom arbeidsflyter.

Ferdigstille jobber

Du ferdigstiller jobber i Flytbrettet. Trekk den ferdige jobben helt til høyre, under «Sluttkontroll», og slipp den ned like under arbeidsflyten. Jobben er ikke lenger mulig å stemple på for de ansatte, men kan selvfølgelig nås av administrativt personell for fakturering og avslutning.

Hente frem igjen jobber som feilaktig er satt som ferdig

Dersom du ved en feil setter en jobb til ferdig, kan du raskt hente den frem igjen fra kalenderen.

1) Klikk deg inn i kalenderen oppe til høyre – her får du oversikt over jobbene som ble satt som ferdig den aktuelle uken.

2) Klikk på jobben (som vist på bildet er det filtrert på prosjekt og ferdige jobber. Dette for å begrense antall jobber du ser. På den måten blir det lettere å finne riktig jobb i kalenderen)

3) Inne på jobbkortet klikker du på den blå redigeringsknappen oppe til høyre:

4) Fjern Ferdig-markeringen, og velg startet som status. I tillegg kan du plassere jobben i en arbeidsflyt, på ønsket prosessteg.

5) Husk å lagre!

Planlegge jobber i kalender

Kalender gir mulighet for å planlegge jobber frem i tid. Jobber vil da få en dato, og backlogen vil sortere jobber etter planlagt dato. Disse jobbene er også søkbar på filter slik at du enkelt finner aktuelle jobber.

Planlagte jobber vil sorteres etter dato under «Planlagt» fanen i backlogen. Du kan også søke etter jobber på filter med en gitt startdato.

Arkivere en arbeidsflyt

Når jobbene er ferdig i en arbeidsflyt kan man arkivere arbeidsflyten. Arbeidsflyten vil da ikke vær synlig i flytbrettet.

Arbeidsflyten kan også gjenbrukes, og gis nytt navn.

Flyt for ansatte

Stempling av timer

Forslag til jobber

Den ansatte kan stemple på to ulike måter. Enten via forslag fra systemet, eller ved selv å velge prosjekt, jobb og aktivitet.

Beste løsning er å bruke forslag til jobb. Forslagene baserer seg på hva du er innstemplet på, har jobbet på før, eller er planlagt på (det er leder som planlegger jobber inn på den arbeidsflyten den ansatte tilhører). Forslagssiden kan se slik ut:

Velg mellom forslag eller stemple inn. Forslag er anbefalt, da dette gir færre valgmuligheter, og dermed riktigere stemplinger.

Forslag:

Velg enten forrige stempling, eksisterende stempling, eller et av valgene fra arbeidsflyten under (jobber fra grønne steg)
Arbeidsflyter er søkbar, dersom du skal jobbe på en annen arbeidsflyt
Klikk på jobben du skal starte på, og bekreft valget

Stemple inn:

Søk frem det prosjektet du skal jobbe på
Velg jobben du skal jobbe på i dette prosjektet
Velg aktiviteten du skal jobbe på
Velg arbeidstype, og bekreft valget

Bytt av arbeidsoppgaver

Beste løsning er å sanntidsregistere arbeidstid og bytte stempling når du skal arbeide på en annen jobb. Dette gjøres ved å bruke bytt funksjonen. Ved å klikke på Bytt, kommer du til samme stemplebilde som vist over.

Notat på timelinjer

Du kan legge til notat på jobben du er innstemplet på.

Beskrivelse på jobb

Ved innstempling på en jobb, kan du se beskrivelsen tilhørende jobben, både tekst og bilder.

Tilgang til jobbkort

Vi jobber med at ansatte skal få tilgang til jobbkort, med stemplemulighet direkte på kortet, og tilgang til informasjon om jobben, sjekklister osv. Dette er ikke klart enda, så dokumentasjonen av dette kommer senere.

Kontroll av fremdriften i et prosjekt

Oppgaver som må gjøres i prosjekt

Prioritere jobber til oppstart

Sett riktige jobber til grønn «sone» i Flyt til riktig tid, slik at ansatte enklere kan stemple på riktig jobb. Ved å bruke Flytbrettet har du oversikt over jobbene som skal starte opp resten av uken, og litt frem i tid. Ved å være på forskudd i Flytbrettet, vil også andre kunne se status på ulike jobber i prosjektet.

Registrere ekstraarbeid i prosjektstrukturen

Det er viktig å få betalt for ekstraarbeid. Vi oppretter en egen jobb på ekstraarbeid, og legger den til grønn sone når den skal jobbes på.

Godkjenning av timer

Godkjenning av timer kan du gjøre via timelisten eller time- og varegodkjenner.

Time- og varegodkjenner:

Jobber med timer som ikke er godkjent vil ha et ikon med en rød person på jobbkortet. Klikker du på ikonet så kommer du til time- og varegodkjenneren.

Prosjektlisten viser oversikt over jobber som har ikke-godkjente timelinjer.

Når du klikker inn på jobbene, får du opp en liste over jobber som trenger godkjenning av timer:

Når du klikker deg inn på en jobb, kommer du til jobbkortet, og timer-taben der. Du sorterer lett hvilke timer du vil se (godkjente/ikke-godkjente/fakturatimer), og kommer til time- og varegodkjenneren når du skal godkjenne timer.

Avslutte arbeidsflyt

Når du er ferdig med et prosjekt, vil det ikke lenger være behov for arbeidsflyten for dette prosjektet. Endre navnet på arbeidsflyten til nytt prosjekt el.l., eller til «Ikke i bruk», slik at den kan gjenbrukes ved senere behov. Det er også mulig å arkivere arbeidsflyten, dersom den ikke straks skal gjenbrukes.

Avslutte jobber

Når en jobb er satt som ferdig, gjenstår fakturering av jobben. Etter at den er fakturert, kan den avsluttes. Dette er det den som fakturerer som gjør.

Rapporter (Vareanalyse, Jobbstopp, timer, vareplukk og jobber)

Det er viktig å følge med på prosjektenes fremdrift gjennom prosjektets levetid, både på timebruk mot budsjett, og på fremdrift i produksjon. For god oversikt over hvilke jobber som har kontinuitet og ikke, anbefaler vi altså flere ulike rapporter:

Jobbstopprapporten. Her ser du hvilke jobber som er stoppet opp (ikke arbeidet på siste arbeidsdag) m.m.

Jobbvarerapporten. Her ser du timeforbruk mot budsjett. Du finner menypunktet for rapportene øverst i Flytbrettet, i navigasjonsfeltet.
Timerapporten viser timer på jobber basert på filtrene du har satt.
Varerapporten viser varer på jobber basert på filtrene du har satt.
Jobbrapporten viser jobber basert på filtrene du har valgt.